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our Elodie le Dréan-Zannin, responsable du département vin à l'agence Ad'Occ(*), la préparation d'un salon est une « étape clé » pour réussir celui-ci, voire même la phase la plus importante. Cette phase passe en premier lieu par l'élaboration d'un rétroplanning, qui permet de lister toutes les actions à mener, qui en a la charge, afin d'être sûr de ne rien oublier. « Il faut ensuite budgétiser sa participation au salon, en listant les dépenses », conseille celle-ci : frais d'exposition, d'aménagement du stand, de prospection et de communication, de transports des produits, d'assurance, de séjour, etc.
Une bonne préparation passe aussi par l'élaboration d'un plan de communication, auprès de ses clients, distributeurs, ou prospects, ciblés à l'avance, sans oublier les journalistes. « Communiquez tôt et en amont auprès de tous vos contacts », préconise Elodie. Une réflexion stratégique doit donc au préalable être conduite sur les vins que l'on souhaite proposer, les volumes dont on dispose, afin d'être sûr de pouvoir « fournir », ainsi que les marchés et circuits de distribution visés, afin de ne pas « s'éparpiller » et optimiser les futurs rendez-vous. L'obtention de nouveaux contacts peut se faire via le contact d'organisations professionnelles du pays, via des bases de données privées, ou encore par l'organisation du salon avec la liste des acheteurs pré-inscrits. Il s'agit ensuite d'effectuer un tri en collectant des informations sur eux : fonctionnement, taille, solvabilité, réputation...
Une fois le listing des contacts établis, un emailing doit être envoyé contenant une invitation et une proposition de rendez-vous sur le stand. « Sur un salon comme Wine paris, il faut savoir qu'1 acheteur international réalise en moyenne 26 rendez-vous sur le salon, ils sont donc ultra-sollicités », rappelle l'experte. Il faut donc susciter chez eux l'envie de venir vous voir :« Créez l'événement dans l'événement », résume celle-ci : lancement d'un nouveau produit, d'un nouveau millésime, dégustation événementielle, etc.
Attention néanmoins à ne pas programmer trop de rendez-vous qui s’enchaînent, car il y a souvent des imprévus. Il est conseillé de se laisser une marge de manœuvre ; les temps libres peuvent aussi être consacrés à l'étude de la concurrence, à la visite de ses points de vente.
On peut aussi communiquer sur sa participation à un salon via une bannière dans les « pieds » de mail, sur son site web, les réseaux sociaux, etc. « Un site internet en anglais est indispensable pour l'international », précise celle-ci.
Les supports de communication devront donc aussi être prévus : book de vente, plaquettes, tarifs professionnels HT en euros, fiches contacts bien détaillées, cartes de visites, fiches techniques, articles de presse-médailles, outils visuels vidéos, tablette, etc.
Enfin, point important à intégrer dans la planification : programmer différents moments pour mobiliser l'équipe, si éventuellement on travaille à plusieurs, afin que chacun ait le même niveau d'informations et qu'il y ait une parfaite coordination du travail de chacun, avant et pendant le salon...
« Le discours, les arguments de vente et les réponses doivent être rodés et les mêmes pour tout le monde, dans un niveau de langue correct !», indique celle-ci. Cela passe par une préparation de l'équipe à la méthode de vente : savoir poser les bonnes questions pour cerner les attentes et motivations de l'acheteur, préparer les arguments, la présentation de l'entreprise, de l'offre, les conditions tarifaires, la reformulation en fin d'entretien, l'utilisation des fiches contacts, la prise de notes pour résumer l'entretien, etc.
