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Droit social et management
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Par Isabelle Carron - Claire Andrieu - Vincent Hameau Le 18 novembre 2003
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valuation des avantages en nature et remboursement des frais professionnels

 

Calcul des cotisations de sécurité sociale

La réglementation relative à l'évaluation des avantages en nature et au remboursement des frais professionnels a été récemment modifiée Ces modifications sont applicables aux cotisations de sécurité sociale dues au titre des salaires versés à compter du 1er janvier 2003 et relatifs aux périodes d'emploi accomplies à compter de cette date.

Vous trouverez ci dessous les explications relatives à ces changements.

 Différence entre les avantages en nature et les frais professionnels :

Il est important de faire la distinction entre les avantages en nature, soumis à cotisations et les remboursements de frais professionnels, qui se trouvent eux exclus de l'assiette des cotisations.

 Les avantages en nature

Définition : Ce sont les prestations fournies par l'employeur au salarié pour son usage privé à titre gratuit ou moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur. C'est un élément de rémunération qui, à ce titre, supporte les cotisations de sécurité sociale.

Evaluation : Les avantages en nature sont en principe retenus dans la base de calcul des cotisations pour la valeur réelle. Par exception certains avantages en nature peuvent faire l'objet d'évaluation forfaitaire. Désormais les montants forfaitaires retenus sont revalorisés et actualisés chaque année au 1er janvier compte tenu de l'évolution des prix.

 Les frais professionnels

Définition : Il s'agit des charges à " caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions ".

A la différence des avantages en nature, le remboursement de frais professionnels est normalement exonéré des cotisations de sécurité sociale à la double condition qu'ils aient pour objet de couvrir de véritables frais professionnels et qu'ils correspondent aux frais réellement exposés par les salariés. Toutefois l'article L242-1 du Code de la sécurité sociale n'autorise leur déduction que dans les conditions et limites fixées par arrêté.

Indemnisation :

soit remboursement au salarié des frais réellement exposés.
soit allocation forfaitaire si l'utilisation effective des allocations est conforme à leur objet. Cette condition est réputée remplie si l'allocation est inférieure ou égale au montant fixé par l'arrête de 2002. Les montants de ces limites forfaitaires sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction de la prévision d'inflation du projet de loi de finances.

Quelles sont les réformes ?

 Quelles réformes ?

 Réforme de l'évaluation des avantages en nature :

Logement : Cet avantage en nature est soit évalué forfaitairement en fonction d'un barème soit d'après la valeur locative servant de base à la taxe d'habitation ou à défaut en fonction de la valeur locative réelle du logement. Le montant des avantages logement sera revalorisé à compter du 1er janvier 2008.

Nourriture : Cet avantage en nature est assujetti aux cotisations sauf pour les salariés en déplacement professionnel. Cet avantage est évalué forfaitairement pour 2003 à 8 E par jour ou 4 E par repas. L'application de ce forfait a été différée pour les hôtels, cafés, restaurants.

Informatique et communication : Lorsque l'employeur met à la disposition permanente du salarié des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC), l'avantage en nature, résultant de l'utilisation privée, est évalué soit sur la base des dépenses réellement supportées soit sur la base d'un forfait égal à 10% du coût d'achat ou de l'abonnement TTC.

Véhicule : Lorsque l'employeur met un véhicule à la disposition permanente du salarié, il y a avantage en nature pour l'utilisation privée que celui-ci en fait. L'avantage est évalué sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d'un forfait annuel égal, pour un véhicule acheté à 9% du coût d'achat TTC (6% si le véhicule a plus de 5 ans) ; et pour un véhicule loué à 30% du coût global annuel TTC comprenant la location ; l'entretien, l'assurance. Si l'employeur paie le carburant, l'évaluation est portée à 12% (9% si le véhicule a plus de 5 ans) ou 40% pour un véhicule loué.

Les autres avantages en nature sont à prendre en compte dans l'assiette des cotisations pour leur valeur réelle.

L'évaluation forfaitaire constitue un minimum qui peut être remplacé par des montants supérieurs d'un commun accord entre les salariées et leurs employeurs en l'absence de " stipulations supérieures " fixées par convention ou accord collectif.

 Réforme du remboursement des frais professionnels :

La condition d'utilisation effective des allocations conformément à leur objet est présumée remplie lorsque :

Nourriture : La fraction n'excède pas 15 E pour l'indemnité de repas des salariés en déplacement professionnel, 5E pour l'indemnité de restauration sur le lieu de travail en raison des conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail ; et 7,5E pour l'indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l'entreprise. Les différentes déductions ne sont pas cumulables.

Grand déplacement : Les indemnités destinées à compenser les indemnités supplémentaires de nourriture sont déductibles pour la fraction qui n'excède pas 15E par jour, celles qui sont liées au logement et au petit-déjeuner à 54E par jour pour les déplacements à Paris et dans les départements de la petite couronne (92, 93, 94) et 40E par jour pour les autres départements. La déduction est limitée au déplacement dans un même lieu inférieur à 3 mois de date à date. Il y a un abattement de 15 % en cas de prolongation au-delà de 3 mois et de 30 % en cas de prolongation au-delà de 4 mois dans la limite de 4 ans. Il existe des dispositions spécifiques pour les grands déplacements dans les DOM-TOM et à l'étranger.

Véhicule : Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnels, l'indemnité forfaitaire kilométrique est déductible dans des limites fixées par des barèmes kilométriques publiés par l'administration fiscale.

NTIC et télétravail : Déductibles sous réserve que les remboursements effectués par l'employeur soient justifiés par la réalité des frais professionnels engagés par le travailleur.

Mobilité : L'employeur peut déduire de l'assiette des cotisations sociales les indemnités destinées à compenser : - les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l'attente d'un logement définitif pour la fraction n'excédant pas 60 E par jour pour une durée ne dépassant pas 9 mois

Les dépenses liées à l'installation dans le nouveau logement pour la partie n'excédant pas 1 200E majoré de 100Epar enfant à charge dans la limite de 1 500 E
Les dépenses liées au déménagement pour leur valeur réelle
Les dépenses destinées à compenser les frais exposés par les travailleurs en mission temporaire ou mutés en métropole ou dans les DOM pour leur valeur réelle.

 


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